Da primeira reunião ao fim da festa, tudo registado.
Propostas aprovadas online, pagamentos por fases e a equipa do dia coordenada por link.
Inês & Rui · há 2 horas
Assinado no ecrã, com registo de quem e quando.
A app fala a tua língua.
Aqui não há jargão de outro ofício: na tua conta, cada trabalho é um Evento.
Tipos de trabalho já prontos no catálogo:
Tudo se adia. A data não.
É por isso que um evento na Kwote não é uma marcação na agenda: é um trabalho com contagem decrescente, marcos com dono e pagamentos presos a datas.
Faltam dez dias e ainda falta saber tudo.
«Faltam dez dias e ainda não sabes se são setenta ou noventa pessoas. A compra do fresco é amanhã.»
Cada evento tem a contagem decrescente com marcos próprios: sessenta dias para fechar o número, trinta para horários e acessos, sete para equipa e transporte.
«Gastaste 1.400 € em compras para um casamento que só te paga oito dias depois do copo de água.»
O evento vende-se com sinal, tranche e acerto, cada um com a sua data. O que ficar por liquidar é a Kwote a lembrar, em teu nome.
«O cliente disse que sim ao menu por mensagem. Duas semanas depois lembrava-se de outro menu.»
A proposta aprova-se por fases, no telemóvel, com assinatura e registo de quem aprovou e quando. Fica escrito o que foi aceite e em que dia.
«A licença de ruído tinha prazo de resposta da câmara. Ninguém contou os dias, e o dia chegou primeiro.»
Cada licença guarda a entidade e o prazo que lhe deste, e a Kwote avisa quando a resposta passa da data — que é quando ainda dá para insistir.
O fresco, o aluguer e a equipa pagam-se antes. O cliente paga depois.
Um evento tem uma data e um buraco de tesouraria a caminho dela. As flores, o aluguer e o pessoal saem do teu bolso nos dias anteriores; o cliente, se ninguém combinar outra coisa, paga na semana a seguir. É o profissional a financiar a festa de outra pessoa.
Na Kwote o evento tem fases de pagamento com nome, valor e a percentagem de progresso que as desbloqueia. Chegada essa percentagem, a fase destranca-se e pedes-la num toque: sai um email ao cliente com o valor e o link para ver o ponto de situação. Antes disso a Kwote não deixa pedir — e é bom que não deixe.
Números de exemplo — as fases, os nomes e as percentagens são tuas. As mesmas fases podem estar já no orçamento: o cliente aprova-as uma a uma no link que recebeu, e diz sim ao sinal sem ter de decidir já o acerto. Uma nota honesta: a Kwote não cobra por ti — não há Multibanco nem MB Way lá dentro. Regista o combinado, avisa quando pode ser pedido, envia o pedido em teu nome, e mostra-te o que está por receber em escalões de trinta, sessenta e noventa dias.
Licenças que um evento precisa, e que só se pedem uma vez.
Uma festa que passa das onze da noite precisa de licença especial de ruído. Uma esplanada, uma tenda ou um palco na via pública precisam de ocupação de espaço público. Quem serve comida precisa de plano HACCP. E nenhum destes se resolve na véspera — todos passam por uma entidade com prazo próprio.
Escolhes eventos e catering no registo e a Kwote traz esta lista já montada, com quem a recebe, o que caduca e o que impede o evento de arrancar:
- Câmara MunicipalLicença especial de ruídoTrava o arranque
- Câmara MunicipalOcupação de espaço públicoTrava o arranque
- ASAEPlano HACCPCaduca e renova-se
- SeguradoraSeguro do eventoTrava o arranqueCaduca e renova-se
- ClienteContrato com o cliente
Três destes cinco travam o arranque, e num negócio onde a data não se mexe isso significa uma coisa só: se o papel não chegar a tempo, não há evento. A Kwote guarda para cada documento a entidade a quem foi pedido e o prazo de resposta que lhe deste, e avisa-te quando esse prazo passa sem resposta — que é o momento em que ainda dá para insistir. Avisa também quando um documento aprovado está a menos de trinta dias de caducar, e decides por documento se o vê só a tua equipa ou também o cliente.
O próximo orçamento de casamento faz-se na Kwote. Grátis, sem cartão.
Criar conta grátisO que a Kwote trata enquanto tu montas.
- Contagem decrescente até ao diaOs marcos contam-se para trás a partir da data do evento, dos noventa dias ao dia anterior. Vês o que já devia estar feito hoje, não uma lista de tarefas sem urgência.
- O pedido chega com convidados e dataA tua página pública pergunta o tipo de evento, o número de convidados e a data prevista. O pedido entra no funil já com o que é preciso para orçamentar, não com um «quanto custa um casamento?».
- Licenças com prazo de respostaRuído, ocupação de espaço público, HACCP, seguro. Cada uma com a entidade e o prazo que lhe deste — e um aviso quando esse prazo passa sem ninguém do outro lado responder.
- Chuva no dia, decidida com antecedênciaPara eventos ao ar livre, a previsão do local entra no plano. Trovoada e chuva forte não são a mesma coisa que céu nublado, e saber isso com dias de antecedência vale a tenda.
Algumas destas funcionalidades dependem do plano que tiveres. Ver o que entra em cada plano.
A decisão do plano B toma-se numa terça, não na manhã do sábado.
Num evento ao ar livre há uma pergunta que ninguém quer fazer cedo de mais e todos fazem tarde de mais: monta-se lá fora ou monta-se dentro? A Kwote pede a previsão às coordenadas do sítio do evento — não da cidade — e devolve sete dias.
Cada dia parte-se em manhã, tarde e noite: das sete às treze, das treze às dezanove, das dezanove às vinte e três. Isso importa num evento, onde o cocktail é ao fim da tarde e o jantar é de noite, e onde a manhã pode não dizer nada sobre nenhum dos dois.
- Não dáTrovoada, neve, chuva acima de cinco milímetros ou vento acima de quarenta por hora — tendas e som ao ar livre ficam fora de questão
- A vigiarChuva a partir de um milímetro, vento a partir de vinte e oito, geada até três graus, calor a partir de trinta e cinco
- DáTudo o resto, e sempre nos eventos que marcares como de interior
Sete dias chegam para avisar o cliente, falar com a quinta e reservar a tenda sem ser à pressa. A Kwote não decide nada por ti nem avisa o cliente sozinha — mostra-te o que aí vem enquanto ainda há tempo de fazer alguma coisa com isso.
Começa de graça. Cresce quando fizer sentido.
Toda a conta nova começa com 14 dias de Pro completo. Sem cartão de crédito: ao fim dos catorze dias escolhes um plano ou ficas no Free.
Free
0 €para semprePara experimentar a sério. 5 orçamentos por mês.
Pro
24,90 €/mês · ou 249 €/anoPara quem já vive disto. Orçamentos ilimitados, IA incluída.
Ultra
49,90 €/mês · ou 499 €/anoCom a inteligência toda ligada. Até 3 utilizadores na mesma conta.
Perguntas de quem organiza eventos.
O que é a contagem decrescente de um evento?
São marcos contados para trás a partir da data: noventa dias para confirmar os fornecedores principais, sessenta para fechar o número de pessoas, trinta para horários e acessos, catorze para a última visita ao local, sete para confirmar equipa e transporte e um para carregar o material. Como a data não se mexe, é ela que decide o que está atrasado.
O cliente pode aprovar só uma parte da proposta?
Pode. As propostas podem ir por fases, cada uma com o seu valor, e o cliente decide fase a fase. Aceita a organização agora e decide o catering quando vir o resto — sem obrigar a fazer propostas separadas que depois ninguém consegue somar.
Como controlo os sinais e as tranches?
Os pagamentos ficam por fases, ligados ao progresso do evento, e o cliente vê no portal dele o que já pagou e o que falta. O que está por liquidar aparece no que tens a receber, e há uma automação que lembra o cliente sem seres tu a escrever o e-mail.
Trabalho com muitos fornecedores externos. Vejo quanto ficou para mim?
Vês. Cada custo do evento pode ficar ligado ao fornecedor que o gerou, com categoria própria. No fecho vês quanto foi material, quanto foi pessoal teu e quanto passou por fornecedores — e a margem real daquele evento, não a faturação.
Ainda não é altura de criar conta?
Uma vez por mês, um caso concreto de eventos e catering: onde é que se perde dinheiro no ofício, e o que se faz em vez disso.
Um email por mês. Sais com um clique, em qualquer um.