Modelos de orçamento · Eventos e catering
Modelo gratuito · Portugal, 2026Modelo de orçamento para organizadores de eventos
Folha de cálculo pronta a usar: coordenação e dia do evento separados, horas extra previstas, política de adiamento escrita, campos de NIF, IVA a 23% em linha separada e fases. Descarrega e substitui os valores.
Preferes ditar por voz e isto preencher-se sozinho? 14 dias de Pro grátis — sem cartão.
O que este modelo inclui.
Um evento tem dois trabalhos dentro: os meses de preparação — fornecedores, prazos, plano B — e o dia, em que tudo isso se executa com horas que nunca chegam. O orçamento que os junta num valor único não sobrevive à primeira mudança de planos. Este modelo separa a coordenação do dia, prevê as horas extra por escrito, e trata os fornecedores com transparência: a tua gestão tem preço próprio, as faturas deles ficam à vista.
E é feito para Portugal: campos de NIF do emitente e do cliente, IVA a 23% em linha separada do subtotal, validade e pagamento por fases ligado à data do evento. Os totais calculam-se sozinhos.
| Descrição | Un. | Qtd. | Preço unit. | Total |
|---|---|---|---|---|
| Conceção e coordenação do evento (planeamento até ao dia) | projeto | 1 | 950,00 € | 950,00 € |
| Coordenação no dia (equipa de 2, até 10 horas) | dia | 1 | 480,00 € | 480,00 € |
| Staff de apoio adicional | h | 20 | 12,00 € | 240,00 € |
| Gestão de fornecedores (catering, som, decoração) | projeto | 1 | 350,00 € | 350,00 € |
| Aluguer de mobiliário e material (estimativa a fechar) | un | 1 | 600,00 € | 600,00 € |
| Hora extra no dia do evento, por elemento | h | 2 | 45,00 € | 90,00 € |
| Subtotal | 2 710,00 € | |||
| IVA (23%) | 623,30 € | |||
| Total | 3 333,30 € | |||
Além das linhas: campos de NIF do emitente e do cliente, número e data do orçamento, validade, IVA a 23% em linha separada e condições de pagamento por fases (30% na reserva da data · 40% a 30 dias do evento · 30% na semana do evento).
Como preencher cada secção.
A validade e a data
A validade do orçamento é uma coisa; a reserva da data é outra, e só existe com a primeira fase paga. Escreve as duas — o cliente que «ainda está a ver» percebe que a data de setembro não fica à espera dele.
As fases de pagamento
30% reserva a data, 40% a 30 dias pagam a máquina em andamento, 30% na semana do evento fecham as contas antes do dia — porque no dia ninguém quer tratar de dinheiro. Nenhuma fase se paga depois do evento: depois, já foi.
O IVA
A taxa geral é 23%, em linha separada do subtotal. Nos eventos de empresa, o NIF do cliente no orçamento e a descrição clara das linhas aceleram a aprovação interna — quem aprova orçamentos alheios gosta de perceber o que está a aprovar.
Os fornecedores
Dois modelos possíveis, ambos escritos: ou os fornecedores faturam diretamente ao cliente e tu cobras a gestão, ou passa tudo por ti com o valor à vista. O que não funciona é a margem escondida — descobre-se sempre, e custa a reputação inteira.
Os erros que mais custam a um organizador de eventos.
«Organização completa» sem números dentro
Quantas reuniões, quantos fornecedores geridos, quantas visitas ao espaço? Sem números, o cliente com muitas ideias consome a tua margem em cafés e telefonemas — e no dia ainda acha que fizeste «só o normal».
O dia sem hora de fim
O evento «até ao fim» acaba quando o último convidado quiser. As 10 horas escritas, com a hora extra por elemento tabelada, transformam a madrugada num valor combinado em vez de uma discussão às duas da manhã.
Adiamento sem regra escrita
A data adiada é uma data que não vendeste a mais ninguém — e o cancelamento a três semanas é um buraco na agenda que nada preenche. A política de adiamento e cancelamento escreve-se no orçamento, quando toda a gente ainda se dá bem.
Margem escondida nos fornecedores
Inflacionar a fatura do catering parece invisível até ao dia em que o cliente pede a fatura original. A gestão de fornecedores é trabalho e cobra-se às claras — é essa linha que te deixa negociar descontos para o cliente em vez de contra ele.
Perguntas frequentes.
E se o evento for adiado?
Com mais de 60 dias de antecedência, a reserva transfere-se uma vez para nova data conforme a disponibilidade. Mais perto do dia, os custos já comprometidos com fornecedores não se recuperam — por isso é que a regra está escrita no orçamento desde o início.
Podemos usar os nossos fornecedores?
Sim — a coordenação inclui integrá-los no plano e no alinhamento do dia. O que muda é a responsabilidade: pelos fornecedores que trago, respondo eu; pelos vossos, respondo pela coordenação, não pela execução deles.
O pagamento aos fornecedores passa por vocês?
Como preferirem, mas fica definido no orçamento: faturação direta ao cliente com a minha gestão como linha própria, ou tudo através de mim com os valores discriminados. Transparência total nos dois modelos.